La pregunta que casi todo el mundo hace primero
La mayoría empieza con alguna versión de esto: ¿qué se puede automatizar en mi empresa? Es la pregunta equivocada, porque la respuesta honesta es casi todo, y esa respuesta no ayuda a nadie.
La pregunta útil es más estrecha. ¿Qué trabajo repetido, si funcionara sin una persona delante, movería un número que ya miras cada mes? Si no puedes nombrar el número, la automatización es decoración.
Esa pregunta la hacemos en cada auditoría antes de que nadie abra una herramienta. Se lleva por delante la mitad de las ideas de la sala, que es justo para lo que sirve.
Lo deciden cuatro números
Cada proceso candidato se puntúa con cuatro cosas. Puedes hacerlo en papel en una tarde.
- Frecuencia. ¿Cuántas veces por semana pasa esto? Menos de cinco, apártalo. Las cuentas casi nunca salen.
- Minutos de persona. ¿Cuánto dura una pasada de principio a fin, contando la interrupción que provoca?
- Coste del error. Una factura mal tecleada cuesta una disculpa. Un lead perdido cuesta la venta.
- Cuánto criterio hace falta. Si alguien recién contratado podría seguir unas reglas escritas, una máquina también.
El mejor primer sistema puntúa alto en los tres primeros y bajo en el cuarto. Mucha frecuencia, minutos reales, errores caros, poco criterio. Ahí es donde el software gana sin discusión.
Si no puedes nombrar el número que un sistema tiene que mover, no estás comprando un sistema. Estás comprando una demo.
Un ejemplo con las cuentas hechas
Una ingeniería de servicios de 40 personas. El cuello de botella son los presupuestos. Llega una petición por email, alguien la lee, luego alguien busca tres trabajos parecidos. Al final se monta un precio en una hoja y un director lo aprueba.
De principio a fin son cuatro días laborables. El trabajo real dentro de esos cuatro días son unos 90 minutos.
Dieciocho presupuestos por semana a 90 minutos son 27 horas, casi dos tercios de una jornada completa. A un coste cargado de 34 dólares la hora salen unos 47.000 dólares al año en montar documentos.
Y ahora la parte que se infravalora. Los cuatro días de espera no son tiempo muerto, son tiempo competitivo. Esta empresa gana el 28 % de los presupuestos. Sus dos competidores más rápidos contestan en un día.
En qué consistió el arreglo
Para casi todo no hizo falta IA. Un formulario sustituyó al email de entrada, así que la información que faltaba dejó de provocar una segunda ronda de preguntas. Los trabajos anteriores se etiquetaron una vez y ahora se cruzan solos por alcance y tamaño.
Un modelo escribe el primer borrador del párrafo de alcance, porque eso sí es trabajo de lenguaje. El director sigue aprobando cada presupuesto desde el móvil.
Resultado a las seis semanas: los 90 minutos son 20 y los cuatro días son seis horas. La tasa de cierre subió al 34 % en un trimestre. Sobre 900 presupuestos al año con un valor medio de 9.400 dólares, seis puntos de cierre no son un redondeo.
Lo que decimos que dejen en paz
Esta es la mitad del consejo que todo el mundo se salta, así que va en una lista.
- Trabajo que pasa cinco veces al año. El cierre anual duele porque es raro, no porque sea caro. Escríbelo en vez de automatizarlo.
- Reglas que cambian cada mes. Si la política todavía se mueve, un sistema solo congela la confusión de este mes.
- Lo que nadie ha escrito nunca. Si dos personas lo hacen de dos formas, tienes un problema de proceso. Automatizarlo elige ganador por accidente.
- Informes que nadie abre. Hemos encontrado paneles con dos años de vida y nueve visitas en total. Borrar uno sale más barato que rehacerlo.
La prueba que zanja casi todas las discusiones
Apaga el resultado dos semanas y mira quién se queja. ¿Nadie se queja? Acabas de encontrar lo que hay que borrar en vez de construir. Suena a broma y ha ahorrado a nuestros clientes más dinero que buena parte de lo que entregamos.
El orden importa más que la elección
Las empresas pequeñas deberían empezar por donde entra el dinero, no por donde hay más ruido. El dolor de la trastienda se oye más, porque se repite cada mes delante de todos. El dolor comercial es silencioso, porque un lead que nunca contesta no hace ruido.
Un primer sistema que produce ingresos te compra permiso interno para los cuatro siguientes. Uno que ahorra tres horas a administración recibe aplausos y luego se ignora.
Hay además una razón práctica. Los sistemas de ingresos fallan rápido y en alto, así que aprendes en la semana dos en vez de en el mes cinco.
Cuánto debería tardar el primero
De cuatro a cinco semanas desde la primera conversación hasta algo funcionando es lo normal en nuestros proyectos, aunque los pequeños salen en una. Lo que sí debería preocuparte es un plan sin nada en producción durante seis meses.
Un proyecto largo no es más riguroso. Solo aleja el momento de la verdad del día en que alguien puede hacer algo con ella.
La prueba del retorno
Cuando ya tienes un candidato, haz una última cuenta. Horas anuales ahorradas por el coste cargado de la hora, más los ingresos que puedas defender de forma conservadora, dividido entre lo que cuesta construirlo.
Menos de doce meses de retorno, constrúyelo. Entre doce y veinticuatro, solo si además elimina un riesgo que te importa. Más de veinticuatro, aparca la idea y vuelve a mirarla el año que viene.
Esa regla es estricta a propósito. En una empresa que crece el volumen se mueve rápido, así que una idea que hoy no pasa suele pasar dos trimestres después, y encima más barata porque el proceso se ha aclarado por el camino.
También te protege del error más caro de este oficio, que es construir algo impresionante para un proceso que estaba a punto de cambiar.
Cinco cosas que puedes hacer mañana.
- Lista los procesos que tu equipo toca más de cinco veces por semana. Con diez líneas basta.
- Pon dos números al lado de cada uno: minutos por pasada y pasadas por semana. Multiplica.
- Rodea los tres que además te cuestan dinero cuando salen mal.
- De esos tres, elige el más cercano a los ingresos. Ese es tu primer sistema.
- Apaga un informe que nadie ha mencionado en un mes. A ver si alguien lo nota.
