El criterio vivía en la cabeza de diecinueve asesores y el expediente de cumplimiento iba siempre tarde. Ahora cada reunión se graba, se resume y sale de ella un plan de seguimiento en una hora.
Hugo abre el proyecto en pantalla: el cuello de botella que encontramos, el sistema que entregamos y la cifra que se movió.
Todavía no hay vídeo. El caso escrito de abajo lleva las mismas cifras.
Kessler & Roth asesora a 640 clientes privados desde Fráncfort y Múnich. Diecinueve asesores, cuatro analistas de planificación, algo más de mil millones de euros bajo asesoramiento.
Los asesores tomaban notas en papel y las pasaban cuando podían, normalmente el viernes. Dos días era el hueco normal. Algunas notas no llegaban nunca al sistema.
Ese hueco costaba dos veces. Cumplimiento perseguía expedientes antes de cada revisión trimestral. Los socios no veían lo prometido, así que la venta cruzada dependía de quien se acordara.
Los informes trimestrales se montaban a mano desde cuatro sistemas. En un trimestre de 2025, once salieron tarde.
Dos días de entrevistas y una semana de sus propios datos. Esto es lo que fallaba de verdad, contado como nos lo contó quien lo sufría cada día.
Lo mejor que pensaba la firma pasaba en las reuniones y se quedaba en la sala. Los asesores escribían en papel con la intención de pasarlo, normalmente un viernes que no llegaba.
Lo que un asesor prometía a un cliente el martes era invisible para el resto. Un socio podía sentarse con esa misma familia un mes después sin saber qué se había acordado ya.
Cumplimiento lo sufría primero, rehaciendo expedientes a partir de trozos antes de cada revisión. Los asesores también. Cada uno cargaba con una lista privada de compromisos que solo veía él, y eso pesa con 640 clientes.
Todo dentro de las herramientas que la empresa ya pagaba. Cada workflow, credencial y prompt se entregó al final.
Cada reunión con cliente se graba con su consentimiento. Un modelo escribe el resumen en el formato de la casa, en alemán o en inglés, y el asesor lo aprueba antes de que se archive nada.
Fathom
Claude
n8n
PipedriveLas acciones salen del resumen aprobado, cada una con responsable y fecha. Outlook recibe el recordatorio; el socio recibe el aviso cuando una fecha se escapa.
Pipedrive
Baserown8n
Microsoft 365Cada registro de asesoramiento alimenta un proceso nocturno que puntúa a los clientes por eventos vitales, desvío de cartera y productos sin abrir. Los socios leen un solo panel el lunes por la mañana.
Baserow
Looker Studion8nPipedriveLas cifras de antes salen de los registros de la propia empresa, sacados durante la auditoría. La columna de después es la media de noventa días con todo en producción.
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| De la reunión al acta escrita | 2 días | 5 min |
| Seguimientos acordados completados | 68% | 96% |
| Informes trimestrales a tiempo | 82% | 100% |
| Horas semanales de cumplimiento rehaciendo expedientes | 6 h | 20 min |
| Conversaciones de venta cruzada por trimestre | 148 | 188 |
| Horas de administración del asesor, por semana | 7 h | 2 h |
Nuestro regulador nos pidió dos años de registros de asesoramiento. Los sacamos en una tarde. Esa petición nos habría costado un mes antes de este proyecto.
Todo proyecto las tiene. Escribirlas es lo que hace que el siguiente sea más corto.
Cumplimiento tenía que haber estado en la sala la primera semana, no la cuarta. Su visto bueno cambió la plantilla de resumen dos veces, y las dos rondas cayeron sobre asesores que ya se habían aprendido la anterior.
También dejamos que los asesores se apuntaran voluntariamente, lo que dejó cuatro reticentes y un agujero en los datos.
Los socios lo hicieron obligatorio en la semana nueve. Esa decisión tenía que haber ido primero.
Primer sistema en producción antes de un mes. A partir de ahí se itera con el cliente en la sala.
Recuperadas por semana: 22 h
Lee el casoConsultas resueltas enteras: 68%
Lee el casoLa auditoría de IA y operaciones las encuentra, les pone precio y te entrega un plan en 2 días laborables. Lo que pagas se descuenta íntegro del primer servicio que contrates.
