Cada producción vivía en su hoja de cálculo, así que nadie sabía la posición real hasta acabar el rodaje. Ahora los costes llegan categorizados y una partida caliente salta la misma semana.
Hugo abre el proyecto en pantalla: el cuello de botella que encontramos, el sistema que entregamos y la cifra que se movió.
Todavía no hay vídeo. El caso escrito de abajo lleva las mismas cifras.
Vela Studios hace publicidad y contenido de marca desde Madrid, con una segunda oficina en Barcelona. Doce personas en plantilla, hasta sesenta freelances en un mes fuerte, entre ocho y doce producciones a la vez.
Cada producción arrancaba con una hoja copiada de la anterior, editada por quien la tuviera abierta. Los tickets de tarjeta llegaban como fotos a un grupo de WhatsApp. Algunos no llegaban nunca.
Los números reales se montaban al final, desde el extracto del banco. Para entonces el sobrecoste ya había pasado. En dos producciones de 2025 llegó al once por ciento del presupuesto.
El cierre de mes ocupaba tres semanas de una persona, así que Vela iba siempre cerrando el mes anterior al anterior.
Dos días de entrevistas y una semana de sus propios datos. Esto es lo que fallaba de verdad, contado como nos lo contó quien lo sufría cada día.
Cada producción arrancaba como copia de la anterior. La hoja iba derivando, editada por quien la tuviera abierta esa tarde, hasta que dos rodajes llamaban de dos maneras al mismo coste.
Eso dejaba a la productora a ciegas justo en la parte del trabajo donde se mueve el dinero. Las cifras reales llegaban semanas después del rodaje, en un extracto del banco, cuando ya no cambiaban ninguna decisión.
Los freelances lo notaban en el otro extremo. Sus facturas esperaban detrás de una aprobación que no era de nadie, y dos de los mejores dejaron de coger el teléfono sin decir nada.
Todo dentro de las herramientas que la empresa ya pagaba. Cada workflow, credencial y prompt se entregó al final.
Las tarjetas de empresa disparan un evento en cuanto se usan. El freelance fotografía el ticket en la app. Un modelo lo lee y lo archiva contra la producción correcta.
Pleo
OpenAI
n8n
Google DriveCada presupuesto aprobado se convierte en una hoja viva que se recarga por la noche. Una partida que pasa del 80 % avisa a la productora con el nombre de la línea, el día de rodaje y el importe.
Google Sheets
Holdedn8n
NotionLas facturas de freelance se cruzan con el pedido, entran en una única cola de aprobación y se contabilizan en Holded. El paquete de cierre se monta solo el segundo día laborable.
Holdedn8nNotionGoogle SheetsLas cifras de antes salen de los registros de la propia empresa, sacados durante la auditoría. La columna de después es la media de noventa días con todo en producción.
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| Cierre de mes | 3 semanas | 3 días |
| Perseguir tickets, por semana | 14 h | 20 min |
| Posición de presupuesto | 5 semanas tarde | El mismo día |
| Producciones fuera de presupuesto | 4 de 11 | 1 de 13 |
| De factura de freelance a pago | 34 días | 12 días |
| Horas de administración de la productora, por semana | 26 h | 4 h |
Antes me enteraba de que nos habíamos pasado cuando el dinero ya no estaba. Ahora recibo un mensaje el martes y todavía da tiempo a mover algo.
Todo proyecto las tiene. Escribirlas es lo que hace que el siguiente sea más corto.
Montamos los informes antes de acordar la lista de categorías, así que el primer mes de datos hubo que recodificarlo a mano.
Dos horas en una sala con la contable lo habrían evitado entero.
También dimos por hecho que los freelances adoptarían la app de tarjetas solos. No lo hicieron hasta que una productora se sentó diez minutos con cada uno.
Primer sistema en producción antes de un mes. A partir de ahí se itera con el cliente en la sala.
Consultas resueltas enteras: 68%
Lee el casoPrimera respuesta, antes 4 h: 11 min
Lee el casoLa auditoría de IA y operaciones las encuentra, les pone precio y te entrega un plan en 2 días laborables. Lo que pagas se descuenta íntegro del primer servicio que contrates.
