Una agencia de transporte del Medio Oeste perdía cargas contra quien contestaba primero. Reconstruimos la entrada para que cada solicitud se lea, se valore y llegue a un broker en minutos.
Hugo abre el proyecto en pantalla: el cuello de botella que encontramos, el sistema que entregamos y la cifra que se movió.
Todavía no hay vídeo. El caso escrito de abajo lleva las mismas cifras.
Northfield Freight negocia cargas completas y grupaje desde Columbus, Ohio. Son 34 personas, dos oficinas satélite y unas 900 solicitudes de presupuesto al mes. Llevaban tres años creciendo.
Todas esas solicitudes caían en un buzón compartido que cuatro brokers miraban entre llamada y llamada. Nada se repartía solo. Una petición de una cuenta de dos millones esperaba al lado de un palé suelto, por orden de llegada.
La mediana de primera respuesta era de cuatro horas y once minutos. El transporte no espera tanto. Los presupuestos enviados en menos de treinta minutos cerraban al 41 %. Pasadas tres horas, la misma mesa cerraba al 9 %.
El seguimiento iba peor. Un broker pensaba llamar el jueves, se caía un camión y la nota se quedaba en la libreta. Nadie sabía cuántos presupuestos se enfriaban, porque nadie los contaba.
Dos días de entrevistas y una semana de sus propios datos. Esto es lo que fallaba de verdad, contado como nos lo contó quien lo sufría cada día.
El buzón era el problema entero. Cuatro brokers lo miraban entre llamada y llamada, así que una solicitud solo avanzaba cuando alguien coincidía en mirar.
Ninguno iba lento. Un broker abría un presupuesto, le caía encima una carga que se estaba rompiendo y al volver tenía nueve solicitudes más debajo. Ganaba lo que estuviera en pantalla.
El seguimiento moría igual. Perseguir un presupuesto callado es siempre lo que harás cuando termines lo urgente, así que no se hacía nunca. Los brokers sabían que perdían carga por ahí. Demostrarlo era otra cosa.
Todo dentro de las herramientas que la empresa ya pagaba. Cada workflow, credencial y prompt se entregó al final.
Un modelo lee cada solicitud que entra y saca la ruta, el equipo y la ventana de carga. Después puntúa al cliente contra doce meses de volumen y asigna un broker con fecha límite.
Gmail
Claude
n8n
HubSpot
AirtableEl broker abre una sola pantalla con el histórico de la ruta, las referencias de mercado del día y el margen mínimo ya aplicado. Debajo aparece un borrador escrito con las palabras de Northfield.
n8n
Google SheetsAirtableClaudeHubSpotTodo presupuesto sin respuesta recibe un segundo toque el día dos y un tercero el día cinco. Los dos se escriben sobre el hilo original. Un clic en Slack para la secuencia.
HubSpotn8nGmail
SlackLas cifras de antes salen de los registros de la propia empresa, sacados durante la auditoría. La columna de después es la media de noventa días con todo en producción.
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| Mediana de primera respuesta | 4 h 11 min | 11 min |
| Presupuestos enviados por semana | 168 | 232 |
| Presupuestos abiertos con segundo toque | 31% | 100% |
| Horas diarias de brokers en el buzón | 10 h | 2 h |
| Tasa de cierre de presupuestos | 17% | 24% |
| Informe de pipeline del lunes | 3 h a mano | Listo a las 07:00 |
Creíamos que teníamos un problema de ventas. Lo que teníamos eran cuatro horas de hueco entre la pregunta del cliente y nuestra respuesta. Cierra ese hueco y los mismos brokers ganan más carga.
Dejé de perseguir a mi propio equipo para saber cómo iba todo. El informe del consejo se escribe solo, y me fío de sus números.
Todo proyecto las tiene. Escribirlas es lo que hace que el siguiente sea más corto.
Encendimos el seguimiento antes de cerrar la lógica de tarifas, así que las dos primeras semanas salieron emails muy correctos con precios que nadie iba a defender.
Construir primero las reglas de precio nos habría ahorrado diez días de trabajo.
También subestimamos cuánto tarifaban a ojo las oficinas satélite, y eso costó una segunda ronda de entrevistas.
Primer sistema en producción antes de un mes. A partir de ahí se itera con el cliente en la sala.
Tickets contestados en 15 min: 74%
Lee el casoResumen, antes 2 días: 5 min
Lee el casoLa auditoría de IA y operaciones las encuentra, les pone precio y te entrega un plan en 2 días laborables. Lo que pagas se descuenta íntegro del primer servicio que contrates.
