Una agencia de Portland que produce creatividad en volumen tenía sus números repartidos en cuatro sistemas. Juntar proyectos, finanzas y horas le quitó un 12 % de coste operativo.
Thesis es una agencia digital de Portland que produce creatividad en volumen. Entre sus clientes está la mayor marca deportiva del mundo, que marca el ritmo de todo lo demás.
El trabajo se registraba en una herramienta, se planificaba en otra y se costeaba en una tercera. La colaboración vivía en una cuarta.
Por separado no fallaba nada. Juntas significaban que un productor no podía responder una pregunta sencilla sin abrir cuatro pestañas.
El coste aparecía en forma de tiempo. La gente pasaba más rato buscando información del que la agencia quería reconocer, sobre trabajo ya hecho.
Qué fallaba de verdad antes de cambiar nada, y por qué siguió así tanto tiempo.
El cuello de botella estaba en el hueco entre herramientas. Cada traspaso entre planificación y finanzas era alguien reescribiendo algo a mano.
Ese hueco decidía además lo que veía la dirección. Un número montado a mano llega tarde, así que las decisiones de equipo se tomaban sobre el mes pasado.
Creative operations cargaba con el peso. El equipo que debería diseñar cómo fluye el trabajo se pasaba las horas poniendo de acuerdo a cuatro sistemas.
Todo dentro de las herramientas que la empresa ya pagaba. Nada exótico, montado en otro orden.
Una red de bases conectadas lleva la gestión de proyecto de cada cuenta. El proyecto se abre una vez. Desde ahí arrastra su plan, su estado y su gente.
AirtableEl registro de horas y el reporte financiero cuelgan del proyecto, no van al lado. Más de 500.000 horas repartidas en 3.500 proyectos viven ya en un solo sistema.
AirtableLos movimientos repetitivos ocurren solos: cambios de estado, traspasos y esas actualizaciones que antes eran alguien tecleando lo mismo dos veces.
AirtableLa columna de antes es el punto de partida. La de después es dónde quedó con todos los sistemas en marcha.
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| Sistemas de plan, horas y finanzas | Cuatro herramientas | Un sistema conectado |
| Coste operativo | Punto de partida | Un 12 % menos |
| Horas ahorradas al año | Ninguna | Más de 3.000 |
Pasamos de herramientas desconectadas a un sistema central y conectado de verdad.
Vamos más rápido, estamos más conectados y controlamos nuestras herramientas.
Toda historia deja una. Leerla sale más barato que aprenderla despacio.
El montaje duró tres meses, poco para un sistema que sustituyó todo aquello sobre lo que funcionaba la agencia.
Salió bien porque no fue una reescritura. Las bases se armaron sobre cómo ya trabajaba la agencia, y después se conectaron.
La demanda vino de dentro. En cuanto un equipo vio sus números juntos, el resto empezó a pedir los suyos.
Los puntos sobre los que gira la historia, por orden.
Horas facturables recuperadas por semana: 50 h
Lee el casoIngresos nuevos en seis meses: 5 M$
Lee el casoLa AI & Operations Audit las encuentra, les pone precio y te entrega un plan en 2 días laborables. Lo que pagas se descuenta íntegro del primer servicio que contrates.
