Automatización para logística cuando el día se va en una hoja de cálculo

La automatización para logística empieza por el presupuesto, porque ahí se decide si la carga es tuya. Una petición entra a las nueve, se valora a las cuatro, y para entonces el cliente ya tiene otros dos precios encima de la mesa.

Después llegan las llamadas de seguimiento. El cliente llama a la mesa para saber dónde va el envío, un operador abre el portal del transportista, copia la línea de tracking en un correo y repite lo mismo una hora más tarde.

La última hora del día es para el papeleo. Los conductores mandan los albaranes en foto a un grupo de WhatsApp, alguien guarda cada imagen con el nombre que se le ocurre, y la factura espera a que aparezca el archivo.

Tres o cuatro sistemas cubren casi todo el hueco que hay entre el teléfono y la factura. Cada uno funciona contra el TMS que ya usas.

• Entrada de peticiones. Un correo con una petición se convierte en un precio sacado de tus propias tarifas en minutos, y las excepciones van a una persona en vez de adivinarse.
• Seguimiento sin llamada. El estado del transportista le llega al cliente antes de que el cliente te llame. La mesa solo toca los envíos que se han torcido de verdad.
• Albaranes desde una foto. El conductor manda la imagen, el sistema lee la referencia, la archiva contra el pedido y libera la factura.
• Documentación de transportistas. Seguros y autorizaciones se piden antes de caducar, así que nadie descubre un vencimiento en el muelle de carga.

Son ejemplos, no un catálogo. Dos operaciones nunca mueven la carga igual, así que dos sistemas nunca salen iguales.

Poner precio a un tráfico difícil no es una fórmula. Cuando un cliente pide algo que no está en la tarifa, el sistema prepara el expediente y una persona pone la cifra.

Las reclamaciones también son humanas. Un palé roto es una conversación sobre una relación que interesa conservar, y eso no lo ha salvado nunca una plantilla.

La mesa se queda con las excepciones, que es justo la idea. Quitar lo rutinario del día es lo que deja hueco para las llamadas donde la experiencia cambia el resultado.

Se empieza por la auditoría de IA y operaciones. Noventa minutos con un consultor y, dos días laborables después, un plan priorizado. Ese importe se descuenta de tu primer proyecto.

De la primera llamada al primer sistema en producción pasan de media cuatro o cinco semanas. Un flujo de albaranes puede salir en una semana. El plan te dice cuál es tu caso antes de que te comprometas a nada.

Casi todas las operaciones empiezan por la entrada de peticiones, porque la velocidad ahí se nota en cargas ganadas en menos de un mes. Si el que pelea es tu TMS, lo decimos pronto y el plan valora los dos caminos. El método está en la sección de proceso.

Boost Transport es una agencia de transporte de Georgia cuyos comerciales perdían el día de venta en administración. El CRM estaba pensado para otro negocio, así que cada carga significaba pasar por pantallas que preguntaban lo que no era.

Rehacer el pipeline a la medida de cómo se vende la carga devolvió el tiempo al teléfono. La historia está en el caso Boost Transport, y la forma del problema se repite en casi cualquier agencia.