Automatizar los pedidos del correo al ERP

Dos personas abren adjuntos y teclean las líneas en el ERP. Cada pedido lleva ocho minutos cuando el formato es conocido y veinte cuando no lo es.

Se escriben mal referencias, se aplica un descuento de un acuerdo viejo, y llega una cantidad en cajas donde el sistema espera unidades. El almacén se entera después.

Un lunes cargado la cola llega hasta la tarde, así que las entregas se retrasan un día por motivos que el cliente nunca sabe.

El pedido llega a Gmail o a Microsoft 365 como siempre. Desde ahí un modelo de IA lee el adjunto, tenga la forma que tenga, y lo convierte en líneas estructuradas.

• Cliente y referencia identificados. Cada línea se resuelve contra tu catálogo, incluidos los códigos que usa ese cliente en vez de los tuyos.
• Precios y condiciones comprobados. La tarifa pactada, el descuento y la cantidad mínima se verifican antes de crear nada.
• Pedido creado en tu ERP. n8n lo escribe por API, o lo deja antes en Airtable cuando el ERP solo acepta un archivo.
• Confirmación de vuelta al cliente. Una respuesta limpia con lo que se ha entendido, que caza los errores que queden en el momento más barato.

Construimos alrededor del ERP que tienes. Cambiarlo es otro proyecto, y preferimos decírtelo a vendértelo.

Lo que el sistema no tiene claro espera en una pantalla de revisión, con el documento original al lado de las líneas interpretadas. Aprobar lleva segundos, y la alternativa era teclear el pedido entero.

Los límites de crédito, la falta de stock y las cantidades raras siempre paran para una persona. Un pedido mal metido que llega al almacén cuesta más que uno que espera diez minutos.

Una tienda con este volumen de peticiones entrantes aparece en el caso Pepper.

Cuatro o cinco semanas es lo normal, y lo decide sobre todo el ERP. Una API moderna lo hace rápido, mientras que un sistema antiguo que exporta archivos pide otro camino y más pruebas.

Procesamos tres meses de pedidos antiguos en un entorno de pruebas y comparamos el resultado línea a línea con lo que metió tu equipo. La salida real llega después, como describe la sección de proceso.

La auditoría de IA y operaciones mira el volumen de pedidos, los formatos que recibes y lo que acepta tu ERP. Te llevas un plan priorizado en dos días laborables, con su importe descontado del primer proyecto.

Mándanos treinta pedidos reales de tus cinco clientes más incómodos y la documentación del ERP, si existe. Quien teclea hoy tiene que estar en la sala, porque conoce todas las excepciones, y la formación al equipo les deja al mando del flujo nuevo.

La construcción en sí es sistemas de automatización e IA.